Czym jest kontrola działalności gospodarczej? 

Kontrola działalności gospodarczej jest regulowana w Polsce przez tzw. Prawo przedsiębiorców. W artykule 47. można znaleźć fragment, który traktuje kontrolę jako planowaną czynność, przeprowadzoną po wcześniejszym wykonaniu specyficznej analizy danego przedsiębiorstwa w zakresie prawdopodobnego naruszenia prawa w trakcie wykonywania danych działań w firmie. Obejmuje to przede wszystkim zidentyfikowanie obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których zakresie możliwe było naruszenie obowiązujących przepisów. To, w jaki sposób poprowadzona będzie kontrola działalności gospodarczej, jest zależne od organu kontroli lub tzw. organu nadrzędnego.

 

Kiedy i w jakim celu przeprowadza się kontrolę działalności gospodarczej? 

Kontrola działalności gospodarczej musi być uargumentowana podejrzeniem wystąpienia takich czynników, jak:

• naruszenie obowiązujących przepisów prawa,
• wykonywanie działań w przedsiębiorstwie mogących prowadzić do naruszenia przepisów prawa,
• związane z działalnością gospodarczą działania łamią obowiązujące przepisy prawa.

Celem przeprowadzenia kontroli jest zabezpieczenie interesu państwa, a także zabezpieczenie interesu obywateli – tak, by przedsiębiorca nie przekraczał swobody prowadzenia działalności gospodarczej.

 

Kto przeprowadza kontrolę?

W polskim prawie istnieje kilka organów, które mogą przeprowadzić kontrolę działalności gospodarczej. Zazwyczaj każda z nich dotyczy innych obszarów związanych z biznesem. Dla przedsiębiorców szczególne znaczenie będzie miała kontrola prowadzona przez m.in.: 

•   Państwowa Inspekcja Pracy,
•   Urząd Skarbowy,
•   Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
•    Urząd Celno-Skarbowy,
•    Straż Graniczna,
  

Jak wygląda kontrola działalności gospodarczej? 

Przeprowadzenie kontroli działalności gospodarczej to ustrukturyzowany proces, który w niemal każdym przypadku wygląda podobnie. Pamiętać należy, że organ kontrolujący także musi trzymać się ściśle opisanych procedur, ich przekroczenie może spowodować, że cały proces kontroli zostanie uznany za nieważny. W tym celu warto także pamiętać o zapoznaniu się z ustawą Prawo Przedsiębiorców i dokładnej analizie przysługujących przedsiębiorcy praw. 

To poinformowanie i zawiadomienie przedsiębiorcy o konieczności przeprowadzenia kontroli – najczęściej za pomocą listu poleconego, które wymaga zwrotnego potwierdzenia odbioru. Prawo przedsiębiorców określa, iż kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od momentu doręczenia takiego zawiadomienia. 

Wyjątkami od tej sytuacji są:

• działanie biznesu jest związane z bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
• zawiadomienie przedsiębiorcy jest w jakiś sposób utrudnione lub bezskuteczne (np. spowodowane brakiem adresu zamieszkania lub siedziby),
• kontrola jest niezbędną czynnością konieczną do zgromadzenia dowodów popełnienia przestępstwa lub udokumentowania wykroczenia, 
• czynność kontrolna ma na celu przeciwdziałanie rozpowszechniania na terytorium RP substancji psychoaktywnych i środków zastępczych.

Czynności kontrolne przedsiębiorstwa

Kontroli dokonuje upoważniony pracownik organu kontrolnego. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań jest on zobowiązany do przedstawienia legitymacji służbowej, a także wykazania swojego umocowania. 

W trakcie przeprowadzania kontroli pracownik organu kontrolnego ma możliwość dokonywania tych czynności, których celem jest sprawdzenie sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ważne jednak, aby były one zgodne z obowiązującym prawem. Działania muszą ograniczać się również wyłącznie do prowadzonego biznesu. W przypadku różnych firm czas trwania kontroli wygląda inaczej. Maksymalnie wynosi on:

•     12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców,
•     18 dni roboczych – w kontekście małych przedsiębiorców,
•     24 dni robocze – w stosunku do średnich przedsiębiorców,
•     48 dni robocze – dotyczące wszystkich pozostałych przedsiębiorców. 

Artykuł 51. (ustawy 1-3) Prawa przedsiębiorców określa, że kontrola może być przeprowadzona wyłącznie w miejscu wykonywania działalności lub siedzibie przedsiębiorcy i tylko w trakcie wykonywania przez niego pracy lub w godzinach funkcjonowania biznesu. Podkreśla się, że czynności sprawdzające muszą odbywać się w sposób nieingerujący w prowadzoną działalność. Z każdej czynności sporządzany jest również protokół, do którego następnie, w razie konieczności, można się odwołać.

Jak się przygotować do kontroli przedsiębiorstwa?

Aby usprawnić kontrolę przedsiębiorstwa, dobrze jest zgromadzić wszystkie niezbędne dokumenty. Warto również posegregować wszystkie faktury, umowy ze współpracownikami i inne dokumenty. Niekiedy przydatne jest także zebranie dowodów przeprowadzanych transakcji, a także akt pracowniczych zatrudnionych w firmie osób. Jeśli wszystkie dokumenty znajdują się w innym miejscu niż wykonywana działalność, można wnieść wniosek, aby ich sprawdzenie odbyło się w innym miejscu niż siedziba firmy. 

Warto także wykorzystać fakt, że kontrola działalności gospodarczej jest zazwyczaj zgłaszana właścicielowi biznesu wcześniej więc ma on możliwość przygotowania się do sytuacji wcześniej. Działanie to nie tylko pozytywnie wpływa na proces kontrolny, ale jest także korzyścią dla samego przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Podsumowując, choć kontrola – szczególnie z Urzędu Skarbowego – nie jest niczym przyjemnym, to nie warto już na samym początku załamywać się. Czasami organ kontrolujący obwieszcza potrzebę kontroli, gdy ma jedynie niesprawdzone podejrzenia wobec prowadzonej działalności. W tej sytuacji odpowiedni przygotowanie i zebranie wszystkich dokumentów pozwoli usprawnić cały proces. Natomiast zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie swojej księgowości do biura rachunkowego, które wszystkie rozliczenia będzie trzymało w jednym miejscu i zadba o ich prawidłowe księgowania. W Infi przeszliśmy wszystkie kontrole pozytywnie, ponieważ doskonale rozumiemy, jak powinna wyglądać odpowiednio prowadzona księgowość oraz jak należy postępować w trakcie kontroli. Jeżeli potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości dla Twojego biuro, skontaktuj się z nami i sprawdź, jak będziemy mogli Tobie pomóc!