Wrzucić w koszty, czy nie wrzucić? To pytanie, które zadaje sobie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Odpowiedź ma niebagatelne znaczenie, bo decyduje o wysokości podatku dochodowego, a po zmianach w Nowym Ładzie, także składki zdrowotnej.
Co więcej, nieprawidłowe zaksięgowanie wydatku może narazić przedsiębiorcę na kłopoty z urzędem skarbowym.Warto więc dobrze poznać ten temat nim do kosztów firmy wprowadzi się faktury za rzeczy, które wg przepisów nie mogą zostać uznane, jak przedmiot odliczenia podatku.
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Pozornie jest to prosta matematyka – przychody pomniejszone o koszty to dochód, przy czym prawo do odliczenia kosztów mają tylko przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo (tego przywileju nie mają ryczałtowcy). Większe koszty oznaczają mniejszy dochód, a co za tym idzie, mniejszy podatek dochodowy.
Czy to oznacza, że za koszt przychodu możemy uznać dosłownie wszystko, co pozwala prowadzić biznes? Niezupełnie, a do kwestii firmowych kosztów najlepiej podejść racjonalnie i ostrożnie. Nie ma sensu za wszelką cenę (czasem nawet sporu ze skarbówką) generować wydatków. Lepiej robić takie zakupy na firmę, które później będzie można sensownie uzasadnić.
Co mówi ustawa i PIT i CIT?
W świetle przepisów podatkowych, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustawy (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT). W praktyce oznacza to, że:
- ustawodawca wskazał, w jaki sposób kwalifikować wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
- przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu wydatków – nie wskazują wprost, co jest kosztem uzyskania przychodów.
Dlaczego jest to zatem tak niejednoznaczne?
Cóż, w kwestii licznych problemów i niejasności odnośnie tego, co można uznać za wydatki przedsiębiorcy, odpowiedzi należy szukać w tajemniczym sformułowaniu, które znajdziemy w większości indywidualnych interpretacji podatkowych. Chodzi o konieczność zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu. Źródłem wątpliwości i ewentualnych problemów jest to, że pojęcie to może być bardzo różnie interpretowane oraz to, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia (np. w czasie kontroli), że jego wydatki mają wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).
Należy pamiętać, że wszystkie wydatki firmowe trzeba udokumentować za pomocą faktury uproszczonej (paragonu z numerem NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro) lub faktury VAT. Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2020 roku, aby uzyskać fakturę do paragonu, musi się na nim znajdować NIP. Poza powyższymi, wydatki firmowe można również potwierdzać dokumentami celnymi, biletami za przejazd autostradą czy za opłaty pocztowe.
W dokumentowaniu firmowych kosztów ważna jest też ich poprawność i kompletność – oznacza to, że powinny zawierać wszystkie dane, których wymaga ustawa do dokonania odliczenia od podatku dochodowego. Tak prowadzony spis wydatków powoduje, że urząd skarbowy może bardzo łatwo zweryfikować słuszność danego wydatku.
Standardowe koszty firmowe
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej są wydatki, co do których nie ma wątpliwości, że można zaliczyć je do firmowych kosztów. Są to rachunki za media (telefon, prąd, ogrzewanie), na zakup sprzętu komputerowego, towary, reklamę, wynagrodzenia pracowników, księgowość, a także koszty podróży, transportu, paliwo, leasing samochodu, czy zakup szkoleń itd.
Niestandardowe wydatki firmowe
Każdy wydatek poczyniony z myślą o firmie należy przeanalizować pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością. To, co dla jednej firmy będzie kosztem, dla innej może nie nadawać się do odliczenia. Cieśla nie odliczy wydatku na program komputerowy, a okulista narzędzi do naprawy samochodu. Wszystko zależy od specyfiki biznesu – zawsze należy zadać sobie pytanie, czy będziemy w stanie wykazać powiązanie między wydatkiem a przychodem. Nietypowe wydatki wrzucane w firmowe koszty mogą narazić przedsiębiorcę na niepotrzebny stres i kłopoty ze skarbówką.
W niniejszym artykule nie będziemy rozwodzili się nad tym, co można uznać za koszty firmy, a czego nie. Wszystko zależne jest od indywidualnej oceny i interpretacji. Są przypadki, w których kosztami firmowymi będzie pies i wszystko co związane z jego utrzymaniem. Powodem będzie chęć ochrony miejsca prowadzonego biznesu. Innym przykładem mogą być ubrania na fakturę – na przykład jeśli prowadzony biznes opiera się na modzie lub spotkaniach z klientami. Znane są również sytuacje, gdy odliczane były gry komputerowe i sprzęt do gier, ponieważ pracownicy firmy potrzebują strefy wypoczynku od pracy.
Podsumowanie
Czasem ustalenie co jest, kosztem do odliczenia, a co nie, bywa bardzo trudne – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się księgowością w swojej firmie. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady profesjonalisty – udać się do kancelarii rachunkowej, jeszcze lepiej takiej, w której będziemy mogli liczyć na wsparcie doradcy podatkowego. Druga opcja, to wystąpienie o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, która zabezpieczy przed zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy.